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■USLネット(CUG)、PowerOfficeを利用したUSLイントラネット
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株式会社ユー・エス・エル様では、社内の連絡網を検討するにあたり、それまでの経験から自社システムは高価と考えニフティのサービスを採用したという。CUGとNPO(@nifty
POWER OFFICE)の共有型のサービスということもあり、運用費用(開発費、設備費、人件費)等がリーズナブルである点にも着目している。
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■USL社内連絡網構築する際の前提条件
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USL社内連絡網を構築する際の前提条件は以下の通り。
- 12個所以上の事業所を持つという地理的条件を克服できること
- ソフトハウスという事業内容から生じる勤務時間の幅を克服できること
検討の結果、CUG、NPOはこれらの条件をクリアできるという結論に達する。
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■USLネット、POWER OFFICE導入時の目標
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USLネット(CUG)、NPOを導入するにあたり、以下の3点の目標が挙がっていた。
- 電子文書化による効率化、省力化
ただし、印刷物も「情報の確認等」には引続き有用であると考える。つまり、電子文書化とは単なる「ペーパーレス」ではなく、「ペーパーファイルレス」を目指したものではないかと思う。
- 情報共有による同時化、共通意識
POWER OFFICEによる部門間の電子会議室は日常的に利用しており、出張会議を補完する働きが見え始めている。
- 訓練により文化、習性を育てる
導入時の訓練は非常に重要である。USLネット導入時にはCUGの電子メールの利用を浸透させ、POWER OFFICE導入にあたっては複数の課題を提示することで訓練を行うように心がけた。
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■導入タイムテーブル
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適用段階
| 平成10年 7月 |
CUG暫定運用開始 |
| 平成10年10月 |
CUG暫定運用の評価 |
| 平成10年 4月 |
CUG本格運用開始 |
| 平成11年11月 |
POWER OFFICE導入 |
| 平成12年 6月 |
POWER OFFICE本格運用開始 |
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■CUGによる発展
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当初、USLネット(CUG)を導入したが、事前に立てた導入プランに基づいて推進させた。
- 管理職による「パイロット・スタデイ」
- 全社員参加の電子メール「特訓」
- 電子文書化「計画」立案
- ＷＧ委員による「促進」活動
加えて企業規模に合わせたインフラ整備(導入し易くなったパソコン、PHSによる接続回線の強化)を行った。
例） CUG導入時の訓練 (社内での訓練事例)
CUGは主に電子メールを中心に利用させた。CUGのアクセス回数は、平成10年6月の3000回から10月の8000回強と大きく伸び、訓練も春に数回、秋にも第2段として数回行った。訓練は、阿部社長が課題メールを全社員に一括送信し、返信させるといった手順で行った。メールの送受信簿等により参照状況も把握することができた。
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■POWER OFFICEへの移行
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POWER OFFICEの提供開始に合わせて追加導入した。その際も以下のような専用の導入プランを立てて社内に浸透させることとした。
- 管理職による「パイロット・スタデイ」
- 全社員参加の電子会議室「特訓」
テキストの発言、HTMLの発言、ファイルの添付・受けとり
- 「コメント」を活用
ＷＧ委員、担当管理職
例） POWER OFFICE導入時の訓練 (社内での訓練事例)
まず、課題１として「電子会議室でのコメント訓練」を行ったが、過去にCUGでメール、電子会議室の利用した経験が下地となりすぐにクリアすることができた。利用状況としては、平成12年5月までのパイロットスタディでは約5000の会議室参照数が、実運用にはいると約75000件に伸びた。パイロットスタディでは管理職に部下の発言に対するコメントを登録させ、社員には業務以外の趣味に近い分野で利用できる会議室を公開して利用機会を持たせた。続いて、課題２として「HTMLで文書を作成し、添付ファイルを付ける」ことを進めたが、これも各自短期間に結果を出すことができた。(事例発表では5件を発表)
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■今後の課題
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今後、以下のような点を課題として、さらなる社内利用の拡大を計画している。
- フォロー・・・改善を続ける （原子力発電所の例）
- ニーズ・・・採用と定着、 全ドキュメントの電子化
- 全電子文書化・・・マルチメディアも利用
富士ゼロックス(DocuWorksの導入)、PDF、スキャナーの導入
経理部門ではすでに電子文書による運用(領収書など)を開始している。 |
■経理部の電子メール活用
株式会社 ユー・エス・エル
経理部長 大野るみ 様
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電子メール導入にあたり、経理部では「省力化」「社員サービスの向上」の2点を検討課題として上げることとした。
経理内の業務を再検討「社員別にほぼ同一文で少しずつ違う内容の通知を」「紙に印刷して事業所毎に分別し配布している」ことの着目し、電子メールでの一括作成・送信を検討した。(紙を電子メールに、印刷、分別、配布をメールソフトに置き換える)
これを実現するために、ワープロソフトでいう「差し込み印刷」機能を持つメールソフトを導入し、交通費、仮払申請を差込メールに置き換えた。加えて従来通知していなかった内容についても社員サービス向上の観点から提供を開始した。
■交通費振込みの例
Excelに各社員宛の振込みデータを入力、CSVファイルに変換する。メールソフトで提携文書にCSVのデータを差し込む。120名の社員に通知メールを送信するのに56kpbsモデムで約5分程度である。
■メリット
＜社員のメリット＞
- 会社からの自分の情報をどこでも早く確実に受け取れる。
- メールの履歴があるので後からの検索が容易にできる。
＜会社側＞
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